Ewido vs Excel - porównanie systemów ewidencji czasu pracy [2026]
Excel jest darmowy? Policz koszty ukryte: 20 godzin pracy kadrowej miesięcznie, błędy w formułach i zero zgodności z PIP.
Porównanie w pigułce
| Funkcja | Excel | Ewido |
|---|---|---|
| Rejestracja wejść/wyjść | Ręczne wpisywanie | Clock-in jednym kliknięciem |
| Audit trail (dziennik zmian) | Brak | Pełny, z hashowaniem SHA-256 |
| Integralność danych | Każdy może edytować | Hash kryptograficzny na wpisie |
| Liczenie nadgodzin | SUMA.JEŻELI (łatwo o błąd) | Automatyczne, dobowe + tygodniowe |
| Walidacja 11h odpoczynku dobowego | Brak | Automatyczna, z alertami |
| Raporty dla PIP | Ręczne formatowanie | PDF jednym kliknięciem |
| Obsługa wielu firm | Osobne pliki | Multi-tenant, jedno konto |
| Zgodność z § 9-10 rozporządzenia | Nie spełnia | Pełna zgodność |
| Eksport do Comarch Optima | Ręczne przepisywanie | Automatyczny eksport |
| Tryb kiosk (tablet w firmie) | Brak | PIN na tablecie |
| Urlopy i nieobecności (15 typów KP) | Ręczne śledzenie | Wnioski, akceptacja, saldo |
| Cena | 0 zł (+ koszty ukryte) | 0 zł (do 5 os.) / od 4 zł/os. |
Excel jest darmowy? Policz koszty ukryte
20h
pracy kadrowej miesięcznie na ręczną ewidencję 50 pracowników
~3 200 zł
miesięczny koszt czasu kadrowej (20h x 160 zł brutto/h pracodawcy)
200 zł
miesięczny koszt Ewido Starter na 50 pracowników (4 zł/os.)
Typowa kadrowa spędza 20-30 minut dziennie na uzupełnianiu ewidencji w Excelu dla firmy z 50 pracownikami. Do tego dochodzi czas na korygowanie błędów w formułach, ręczne wyliczanie nadgodzin na koniec miesiąca i formatowanie raportów. Rocznie to ponad 240 godzin - czyli 6 tygodni pełnoetatowej pracy.
Audit trail - kto zmienił dane o 23:00?
W Excelu nie ma możliwości sprawdzenia, kto i kiedy zmienił wartość w komórce. Kierownik może zmienić godzinę wejścia pracownika z 9:15 na 8:00 i nikt się nie dowie. Inspektor PIP wie o tym i dlatego traktuje ewidencję w Excelu z dużą podejrzliwością.
Ewido rejestruje każdą zmianę z informacją kto, kiedy i co zmienił. Każdy wpis jest zabezpieczony hashem SHA-256 - jakakolwiek manipulacja jest natychmiast wykrywalna. To standard wymagany przez § 9-10 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.
SUMA.JEŻELI się psuje - ryzyko błędów w formułach
Każda kadrowa zna ten moment: ktoś wstawił wiersz w środku arkusza i połowa formuł przestała działać. Albo skopiował komórkę i nie zauważył, że referencja się przesunęła. Błędy w formułach Excela to nie teoria - badania European Spreadsheet Risks Interest Group wskazują, że 88% arkuszy kalkulacyjnych zawiera błędy.
W dedykowanym systemie RCP logika obliczeniowa jest przetestowana i niezmienna. Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe liczone są automatycznie, zgodnie z art. 151 KP, bez ryzyka ludzkiego błędu.
Skalowalność - jedna firma to jeszcze ok, ale trzy?
Excel działa jako-tako dla jednej małej firmy. Ale gdy obsługujesz kilka firm (biuro rachunkowe) albo firma rośnie powyżej 20 pracowników, zaczynają się problemy: wersjonowanie plików, wysyłanie Excela mailem, brak centralnego dostępu, konflikty edycji. Ewido jest zaprojektowane jako multi-tenant - jedno konto, wiele firm, centralne zarządzanie.
Kiedy Excel wystarczy
- Jednoosobowa działalność bez pracowników
- Tymczasowe rozwiązanie na pierwszy miesiąc
- Gdy nie zależy ci na zgodności z PIP
Kiedy lepsze Ewido
- Od 2 pracowników wzwyż
- Potrzebujesz audit trail i integralności danych
- Chcesz automatycznie liczyć nadgodziny
- Obsługujesz wiele firm (biuro rachunkowe)
- Chcesz być gotowy na kontrolę PIP
Wypróbuj za darmo i sam porównaj
Darmowy plan do 3 pracowników, bez karty kredytowej. Importuj dane z Excela i sprawdź różnicę.
Zacznij za darmo