Polityka Prywatności
Ostatnia aktualizacja: 28 marca 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Apify Karol Marcinkiewicz
ul. Wólczańska 124/12, 90-527 Łódź
NIP: 768-121-27-57, REGON: 592165633
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@ewido.pl
Nie wyznaczono Inspektora Ochrony Danych (IOD).
2. Kategorie osób, których dane przetwarzamy
2.1. Klienci (Usługobiorcy)
Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, NIP, adres siedziby, numer telefonu (opcjonalnie).
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
Okres: czas trwania umowy + 5 lat (obowiązki podatkowe).
2.2. Użytkownicy Serwisu
Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, rola w systemie, adres IP, dane sesji, logi aktywności.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes - bezpieczeństwo systemu).
Okres: czas trwania konta + 90 dni (logi).
2.3. Pracownicy Klientów
W odniesieniu do danych pracowników Klienta, Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). Administratorem danych pracowników jest Klient (pracodawca).
Kategorie danych pracowników przetwarzanych w Serwisie:
- imię i nazwisko, PESEL (opcjonalne, szyfrowane), numer ewidencyjny
- stanowisko, dział, rodzaj umowy, wymiar etatu
- data zatrudnienia i zwolnienia
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy (codziennie)
- nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, godziny nocne, przerwy
- nieobecności (typ, daty, powód) - w tym dane o stanie zdrowia (zwolnienia lekarskie - kategoria szczególna art. 9 RODO)
- pula urlopowa, grafiki pracy, dyżury
- delegacje (cel, trasa, diety, kilometry)
- data badania lekarskiego i termin ważności
- data szkolenia BHP i termin ważności
- geolokalizacja GPS - przy rejestracji czasu przez aplikację mobilną (jeżeli włączone przez Klienta)
- PIN (KIOSK) - przechowywany wyłącznie jako hasz
- dokumenty pracownicze (skany umów, zaświadczeń)
Podstawa po stronie Klienta: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 149 KP (obowiązek ewidencji), art. 9 ust. 2 lit. b RODO (dane o zdrowiu - obowiązki pracodawcy).
2.4. Osoby odwiedzające stronę
Dane: adres IP, dane przeglądarki, pliki cookies.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda - cookies analityczne/marketingowe).
3. Cele przetwarzania
Świadczenie usługi ewidencji czasu pracy (podstawa: umowa).
Wystawianie faktur i rozliczenia podatkowe (podstawa: obowiązek prawny).
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu - wykrywanie nadużyć, logi dostępu (podstawa: uzasadniony interes).
Komunikacja związana z usługą i wsparciem technicznym (podstawa: umowa).
Marketing bezpośredni własnych usług (podstawa: uzasadniony interes, z możliwością sprzeciwu).
Obsługa reklamacji (podstawa: umowa, obowiązek prawny).
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- dostawca hostingu (serwery w Unii Europejskiej)
- dostawca e-mail transakcyjnego (serwery w UE)
- operatorzy płatności (w zakresie niezbędnym do realizacji płatności)
- organy państwowe (PIP, urzędy skarbowe) - na podstawie przepisów prawa
Nie przekazujemy danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
Aktualna lista podwykonawców dostępna na żądanie: kontakt@ewido.pl.
5. Okres przechowywania danych
Dane Klientów: czas trwania umowy + 5 lat (obowiązki podatkowe).
Dane pracowników: czas trwania umowy. Po rozwiązaniu umowy dane usuwane w ciągu 30 dni, chyba że Klient zażąda wcześniejszego eksportu.
Logi systemowe (audit trail): 10 lat (wymóg art. 94 pkt 9b KP - przechowywanie dokumentacji pracowniczej).
Logi techniczne (IP, sesje): 90 dni.
Dane marketingowe (leads): do czasu wycofania zgody.
6. Twoje prawa
Prawo dostępu do swoich danych osobowych (art. 15 RODO).
Prawo sprostowania danych (art. 16 RODO).
Prawo usunięcia danych - "prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO), z zastrzeżeniem: dane wymagane przez prawo pracy nie mogą być usunięte przed upływem okresu przechowywania.
Prawo ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) - eksport CSV/JSON.
Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21 RODO).
Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO).
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
W przypadku danych pracowników - prawa te realizuje Klient (pracodawca) jako administrator danych. Usługodawca wspiera Klienta technicznie (eksport, anonimizacja, usuwanie).
7. Środki techniczne i organizacyjne
Szyfrowanie transmisji: TLS 1.3.
Izolacja danych między Klientami: Row Level Security (RLS) PostgreSQL.
Hasz kryptograficzny SHA-256 na wpisach ewidencji (integralność).
Audit trail - pełna historia zmian z identyfikacją osoby i znacznikiem czasu.
Bcrypt do haszowania haseł.
Ochrona CSRF na formularzach.
Rate limiting na endpointach logowania.
Sesje przechowywane w bazie danych (nie w plikach).
Codzienne backupy bazy danych z 30-dniową retencją.
Dostęp do danych produkcyjnych ograniczony do administratora systemu.
8. Profilowanie
Serwis nie stosuje profilowania ani automatycznego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
9. Cookies
Ewido używa niezbędnych cookies do utrzymania sesji logowania i ochrony CSRF. Nie stosujemy cookies analitycznych ani marketingowych bez Twojej zgody. Szczegóły zarządzania cookies znajdują się w ustawieniach przeglądarki.
10. Kontakt
Apify Karol Marcinkiewicz
ul. Wólczańska 124/12, 90-527 Łódź
kontakt@ewido.pl