Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Usługodawca - Apify Karol Marcinkiewicz, ul. Wólczańska 124/12, 90-527 Łódź, NIP: 768-121-27-57, REGON: 592165633.

Serwis - platforma internetowa dostępna pod adresem ewido.pl.

Usługobiorca (Klient) - podmiot korzystający z Serwisu: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w imieniu Klienta.

Usługi - usługa ewidencji czasu pracy świadczona w modelu SaaS (Software as a Service).

Konto - indywidualny dostęp Klienta do Serwisu zabezpieczony hasłem.

Tenant - wydzielona przestrzeń danych Klienta w Serwisie, izolowana od danych innych Klientów.

Plan - wybrany wariant usługi (Free, Starter, Pro, Enterprise, Biuro Rachunkowe).

Okres Rozliczeniowy - miesiąc kalendarzowy.

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Usługodawcę na podstawie art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204 ze zm.).

2. Serwis jest skierowany wyłącznie do przedsiębiorców (B2B). Usługobiorcą nie może być konsument w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.

3. Korzystanie z Serwisu wymaga akceptacji niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności.

4. Minimalne wymagania techniczne: przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript, połączenie z Internetem, aktywny adres e-mail.

Ewido świadczy usługę elektronicznej ewidencji czasu pracy zgodną z art. 149 Kodeksu Pracy i Rozporządzeniem MRPiPS z 10.12.2018 r. (Dz.U. 2018 poz. 2369). Usługa obejmuje:

1. Rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy (przeglądarka, KIOSK PIN, API, aplikacja mobilna).

2. Zarządzanie nieobecnościami (15 typów z Kodeksu Pracy).

3. Grafiki pracy z automatyczną walidacją norm KP.

4. Raporty PDF/CSV oraz eksport do systemów księgowych.

5. Ewidencję dyżurów (zgodnie z § 6 Rozporządzenia).

6. Audit trail z haszem kryptograficznym SHA-256.

7. Tryb multi-tenant (wiele firm na jednym koncie).

8. REST API v1 (plany Pro i wyższe).

Zakres funkcjonalności zależy od wybranego Planu, opisanego szczegółowo na stronie cennika.

1. Rejestracja wymaga podania: imienia i nazwiska, adresu e-mail, nazwy firmy oraz NIP.

2. Klient odpowiada za prawdziwość i aktualność podanych danych.

3. Jedno Konto może obsługiwać wiele firm (Tenantów).

4. Klient odpowiada za zabezpieczenie danych dostępowych (hasło, tokeny API, PINy KIOSK).

5. Klient niezwłocznie informuje Usługodawcę o podejrzeniu nieautoryzowanego dostępu do Konta.

1. Plan Free jest bezpłatny bezterminowo (do 3 pracowników, 1 firma).

2. Plany płatne są rozliczane miesięcznie z góry, na podstawie liczby aktywnych pracowników w dniu wystawienia faktury.

3. Ceny podane są w PLN netto. Do kwoty netto doliczany jest podatek VAT 23%.

4. Faktura VAT wystawiana jest automatycznie do 7. dnia miesiąca za bieżący Okres Rozliczeniowy.

5. Płatność: przelew bankowy (termin 14 dni) lub płatność online.

6. Brak płatności w terminie: wezwanie e-mailowe po 7 dniach, zawieszenie dostępu po 14 dniach od upływu terminu płatności. Dane przechowywane przez 90 dni po zawieszeniu.

7. Zmiana planu możliwa w każdym momencie, ze skutkiem od następnego Okresu Rozliczeniowego.

8. Brak minimalnego okresu trwania umowy - Klient może zrezygnować w każdym momencie.

1. Korzystanie z Serwisu zgodnie z prawem, w szczególności z Kodeksem Pracy, RODO i niniejszym Regulaminem.

2. Wprowadzanie do Serwisu wyłącznie danych, do których przetwarzania Klient jest uprawniony.

3. Zawarcie Umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA) przed wprowadzeniem danych osobowych pracowników.

4. Terminowe regulowanie należności za plany płatne.

5. Nieprzeprowadzanie testów bezpieczeństwa Serwisu bez pisemnej zgody Usługodawcy.

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie. SLA wynosi 99,5% dostępności miesięcznej dla planów płatnych (z wyłączeniem planowanych okien serwisowych).

2. Planowane prace serwisowe odbywają się w godzinach 02:00-06:00, z 24-godzinnym wyprzedzeniem e-mailowym.

3. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z: siły wyższej, działań osób trzecich, nieprawidłowego korzystania z Serwisu, braku połączenia internetowego po stronie Klienta.

4. Odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wysokości opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

5. Usługodawca nie jest odpowiedzialny za zgodność ewidencji prowadzonej przez Klienta z przepisami prawa pracy - Klient odpowiada za poprawność wprowadzanych danych.

1. Serwis, jego kod źródłowy, interfejs i dokumentacja są własnością Usługodawcy.

2. Klient otrzymuje niewyłączną licencję na korzystanie z Serwisu na czas trwania umowy.

3. Dane wprowadzone przez Klienta pozostają własnością Klienta.

4. Klient może w każdym momencie wyeksportować swoje dane (CSV, PDF, API).

1. W zakresie danych osobowych Użytkowników (Klientów) Usługodawca działa jako administrator danych. Szczegóły w Polityce Prywatności.

2. W zakresie danych osobowych pracowników Klienta Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych. Szczegóły na stronie RODO.

1. Klient może rozwiązać umowę w każdym momencie, usuwając Konto lub wysyłając oświadczenie na kontakt@ewido.pl.

2. Po rozwiązaniu umowy dane przechowywane są przez 30 dni (możliwość odzyskania), a następnie trwale usuwane.

3. Dane wymagane przez prawo (np. faktury) przechowywane są przez okres wymagany przepisami (5 lat - ustawa o rachunkowości).

4. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

1. Reklamacje należy składać pisemnie na adres kontakt@ewido.pl.

2. Termin rozpatrzenia reklamacji: 14 dni roboczych.

3. Reklamacja powinna zawierać: opis problemu, datę wystąpienia oraz dane Klienta.

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z 30-dniowym wyprzedzeniem.

2. Powiadomienie o zmianach: e-mail oraz komunikat w Serwisie.

3. Korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza akceptację nowego Regulaminu.

4. W przypadku braku akceptacji Klient ma prawo rozwiązać umowę bez dodatkowych kosztów.