Elektroniczna ewidencja czasu pracy - czy jest legalna w 2026?

29.03.2026

Przez lata prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej było w szarej strefie prawnej. Przepisy jej nie zabraniały, ale też wprost nie dopuszczały. Nowelizacja Kodeksu pracy z 4 grudnia 2025 roku ostatecznie rozwiała wątpliwości - forma elektroniczna jest w pełni legalna. Ale pod warunkami.

Stan prawny przed nowelizacją

Rozporządzenie MRPiPS z 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dopuszczało w § 9-10 prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej. Jednak art. 149 KP nie precyzował formy ewidencji. PIP w swoich stanowiskach (np. stanowisko GIP z marca 2022) wskazywał, że forma elektroniczna jest dopuszczalna, o ile spełnia wymogi integralności i dostępności - ale brakowało jednoznacznej podstawy ustawowej.

W praktyce oznaczało to, że pracodawcy prowadzący ewidencję w Excelu lub systemach informatycznych ryzykowali kwestionowanie tej formy podczas kontroli. Część inspektorów PIP akceptowała elektroniczną ewidencję, część żądała wydruków. Sytuacja była niejednolita.

Co zmieniła nowelizacja z 4 grudnia 2025

Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. dodała do art. 149 KP nowy paragraf 1a, który stanowi wprost: ewidencja czasu pracy może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. To jedna z najważniejszych zmian w prawie pracy dotyczących dokumentacji od lat.

Jednocześnie przepis nakłada na pracodawcę obowiązki techniczne. System elektroniczny musi zapewniać:

• integralność treści ewidencji i metadanych
• kompletność danych - wszystkie wymagane elementy z § 6 rozporządzenia
• dostępność na żądanie pracownika i organów kontrolnych
• zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem
• identyfikację osób dokonujących zmian oraz rejestrację tych zmian

Audit trail - wymóg rejestracji zmian

Kluczowym wymogiem technicznym jest audit trail, czyli dziennik zmian. Każda modyfikacja wpisu w ewidencji musi być zarejestrowana z informacją: kto zmienił, kiedy zmienił, co zmienił (wartość przed i po). Inspektor PIP musi mieć możliwość odtworzenia pełnej historii zmian każdego wpisu.

To jest główny powód, dla którego arkusz Excel nie spełnia wymogów elektronicznej ewidencji. Excel nie rejestruje zmian w komórkach. Ktoś może zmienić godzinę wejścia z 8:00 na 7:00 i nikt się nie dowie. W systemie dedykowanym każda taka zmiana jest zapisywana w niemodyfikowalnym logu.

SHA-256 - integralność kryptograficzna

Najwyższy standard integralności danych zapewnia hashowanie kryptograficzne. Algorytm SHA-256 generuje unikalny odcisk (hash) dla każdego wpisu w ewidencji. Jakiekolwiek zmodyfikowanie danych powoduje zmianę hasha, co jest natychmiast wykrywalne. To rozwiązanie stosowane w systemach bankowych i medycznych.

Rozporządzenie nie wymaga konkretnie SHA-256, ale wymaga zabezpieczenia integralności. Hashowanie kryptograficzne jest najskuteczniejszą metodą realizacji tego wymogu i jest rekomendowane przez specjalistów bezpieczeństwa informacji.

Forma elektroniczna vs papierowa - co wybrać

Nowelizacja nie narzuca formy - pracodawca sam decyduje. Może nawet prowadzić ewidencję częściowo elektronicznie, częściowo papierowo (dla różnych grup pracowników). Jednak forma elektroniczna ma jednoznaczne przewagi: automatyczne liczenie nadgodzin, walidacja norm dobowych i tygodniowych, generowanie raportów, łatwe udostępnianie pracownikom i inspektorom PIP.

Jedyne, czego należy unikać, to prowadzenie ewidencji w narzędziach, które nie spełniają wymogów integralności - głównie arkusze kalkulacyjne i dokumenty tekstowe. Dedykowany system RCP z audit trail to dziś standard, nie luksus.