Ewidencja czasu pracy 2026 - co musi zawierać według PIP

29.03.2026

Ewidencja czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy w Polsce. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy mówi wprost: pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. W 2026 roku wymogi się zaostrzyły - oto co musisz wiedzieć.

Co musi zawierać ewidencja według rozporządzenia MRPiPS

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (§ 6 pkt 1) precyzuje minimalny zakres ewidencji czasu pracy. Każda karta ewidencji musi zawierać:

• liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej
• liczbę godzin nadliczbowych
• dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru ze wskazaniem miejsca jego pełnienia
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
• czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego

Wymogi techniczne - § 9 i § 10 rozporządzenia

Rozporządzenie w § 9-10 określa wymogi dla prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. Kluczowe wymagania to zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem. System musi zapewniać integralność treści dokumentacji i metadanych, czyli zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian - z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur.

W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia audit trail - dziennika zmian, który rejestruje kto, kiedy i co zmienił w ewidencji. PIP podczas kontroli sprawdza właśnie ten element. Arkusz Excel nie spełnia tego wymogu, bo każdy może edytować komórkę bez śladu.

Nowelizacja KP z 4 grudnia 2025

Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw oficjalnie dopuściła prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej na równi z formą papierową. Do tej pory przepisy nie zabraniały formy elektronicznej, ale też jej wprost nie dopuszczały - co powodowało niepewność prawną.

Nowy art. 149 § 1a KP stanowi, że ewidencja może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia integralności, kompletności i dostępności danych oraz ich zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub utratą.

Kto jest zwolniony z ewidencji

Art. 149 § 2 KP zwalnia z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy (ale nie z ewidencji w ogóle!) trzy grupy pracowników: objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Dla tych pracowników nadal trzeba ewidencjonować dni pracy, urlopy i inne nieobecności.

Jak długo przechowywać ewidencję

Ewidencja czasu pracy stanowi część dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94 pkt 9b KP, pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania. PIP może kontrolować ewidencję z ostatnich 5 lat wstecz.