Kary za brak ewidencji czasu pracy - ile wynosi grzywna PIP

29.03.2026

Brak ewidencji czasu pracy to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Art. 281 § 1 pkt 6 Kodeksu pracy stanowi, że kto wbrew obowiązkowi nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł. W praktyce kary zależą od trybu - mandat inspektora PIP, grzywna sądowa, a od 2026 roku także kary za recydywę.

Mandat inspektora PIP - tryb mandatowy

Inspektor pracy może nałożyć mandat karny w wysokości do 2000 PLN. Jest to najczęstsza forma karania przy pierwszym naruszeniu. Mandat nakładany jest na miejscu, bez konieczności kierowania sprawy do sądu. Pracodawca może odmówić przyjęcia mandatu - wówczas sprawa trafia do sądu.

W przypadku recydywy - czyli powtórnego naruszenia w ciągu 2 lat od poprzedniego ukarania za to samo wykroczenie - inspektor może nałożyć mandat do 5000 PLN. To podwojenie stawki, które weszło w życie na mocy nowelizacji ustawy o PIP.

Grzywna sądowa - do 30 000 PLN

Gdy inspektor uznaje naruszenie za poważne lub pracodawca odmawia przyjęcia mandatu, sprawa trafia do sądu rejonowego. Sąd może orzec grzywnę w granicach od 1000 do 30 000 PLN na podstawie art. 281 KP. Wysokość grzywny zależy od skali naruszenia, liczby poszkodowanych pracowników, czasu trwania naruszenia i sytuacji finansowej pracodawcy.

Kary za recydywę - nowelizacja 2026

Nowelizacja KP z 2025 roku wprowadziła zaostrzone kary za powtarzające się naruszenia. Jeśli pracodawca był już karany za brak lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji i w ciągu 3 lat dopuści się ponownego naruszenia, grzywna sądowa wzrasta do przedziału 3000–60 000 PLN. Przy trzecim naruszeniu w ciągu 5 lat - do 90 000 PLN.

Warto podkreślić, że kara dotyczy nie tylko braku ewidencji, ale również prowadzenia jej w sposób nierzetelny. Jeśli PIP stwierdzi, że ewidencja nie odzwierciedla faktycznego czasu pracy - na przykład nie rejestruje nadgodzin albo fałszuje godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy - to jest traktowane tak samo jak brak ewidencji.

Co dokładnie sprawdza PIP

Podczas kontroli inspektor PIP weryfikuje przede wszystkim:

• czy ewidencja jest prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika
• czy zawiera wszystkie elementy wymagane przez § 6 rozporządzenia
• czy jest aktualizowana na bieżąco (nie z opóźnieniem kilku miesięcy)
• czy odzwierciedla faktyczny czas pracy (porównanie z listą obecności, systemem RCP, zeznaniami pracowników)
• czy zmiany w ewidencji są udokumentowane (audit trail)
• czy pracownicy mają dostęp do swojej ewidencji na żądanie

Okres kontroli - 5 lat wstecz

PIP może żądać ewidencji z ostatnich 5 lat. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli zacząłeś prawidłowo prowadzić ewidencję pół roku temu, inspektor może zapytać o lata wcześniejsze. Brak ewidencji za okres sprzed np. 3 lat to nadal naruszenie. Dlatego warto jak najszybciej uporządkować dokumentację - im dłużej zwlekasz, tym większe ryzyko i potencjalna kara.

Konsekwencje cywilnoprawne

Oprócz grzywien administracyjnych, brak ewidencji ma też konsekwencje w sporach z pracownikami. Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99) orzekł, że pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, ponosi negatywne konsekwencje dowodowe. W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik pozywa o nadgodziny, a pracodawca nie ma ewidencji - sąd przyjmie wersję pracownika. To może kosztować znacznie więcej niż grzywna PIP.